Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von railchange.de und der darüber erreichbaren Test- und Demonstrationsumgebung. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Verantwortlicher:
Marco Großer – Ing4Rail
Dorfstraße 24
24848 Klein Bennebek
Deutschland
Telefon: +49 4624 9971783
E-Mail: marco.grosser@ing4rail.de

2. Hosting und Serverprotokolle

Die Website und die Testinstanz werden auf Servern der Hetzner Online GmbH betrieben. Bei Zugriffen können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seiten und Dateien, technische Browser- und Systeminformationen, HTTP-Statuscodes sowie Fehler- und Verbindungsdaten verarbeitet werden. Dies dient der Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Soweit Hetzner personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

3. Verschlüsselung

RailChange verwendet HTTPS mit TLS-Verschlüsselung, um übertragene Daten, insbesondere Anmeldedaten und Portalinhalte, während der Übertragung zu schützen.

4. Cookies und Sitzungen

RailChange verwendet technisch notwendige Cookies beziehungsweise vergleichbare Mechanismen für angemeldete Benutzersitzungen und die Zugriffssicherung. Der Zugriff auf technisch unbedingt erforderliche Informationen erfolgt nach § 25 Abs. 2 TDDDG; die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Nach der vorgesehenen Konfiguration werden keine Werbe- oder Trackingcookies eingesetzt.

5. Benutzerkonten und Anmeldung

Bei der Benutzerverwaltung können Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, geschützte Zugangsdaten, Rollen und Berechtigungen, E-Mail-Verifizierungsstatus, Sitzungsinformationen und sicherheitsrelevante Anmeldeereignisse verarbeitet werden. Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung der Benutzerzugänge. Rechtsgrundlagen sind, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Systembetrieb). Die notwendigen Angaben sind Voraussetzung für die Nutzung geschützter Funktionen.

6. Änderungsanträge und Dokumente

RailChange dient der strukturierten Bearbeitung, Bewertung, Dokumentation und Freigabe von Änderungen. Verarbeitet werden können Änderungsanträge und Bearbeitungsstände, Namen und Benutzerkennungen, Aufgaben und Zuständigkeiten, Stellungnahmen, Bewertungen, Kommentare, Dokumente, Bilder, Entscheidungen, elektronische Freigaben, Zeitstempel sowie Revisions- und Audit-Protokolle. Zweck ist die Durchführung und Nachvollziehbarkeit der jeweiligen Änderungsverfahren. Für die eigene Testinstanz kommen je nach Nutzung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Für Tests sollen möglichst fiktive oder anonymisierte Daten eingesetzt werden; personenbezogene Angaben Dritter sind auf das Erforderliche zu beschränken.

7. Elektronische Freigaben und Audit-Nachweise

Für elektronische Stellungnahmen, Entscheidungen und Freigaben können Benutzerkennungen, Zeitstempel, Freigabestatus, Dokumentenreferenzen und technische Nachweisdaten gespeichert werden. Dies dient der Zuordnung von Entscheidungen, der Integrität und Nachvollziehbarkeit. Soweit Ing4Rail Verantwortlicher ist, erfolgt die Verarbeitung je nach Sachverhalt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Löschungen richten sich nach dem Verarbeitungszweck, den Aufbewahrungspflichten und den Rechten betroffener Personen.

8. E-Mail-Kommunikation

RailChange kann E-Mails zur Kontoverifizierung und für systembezogene Benachrichtigungen versenden. Hierfür werden insbesondere E-Mail-Adressen, Benutzernamen, Nachrichteninhalte und Versandinformationen verarbeitet. Soweit STRATO für den Versand eingesetzt wird, erhält der Dienst die zur Zustellung erforderlichen Daten. Rechtsgrundlage ist je nach Nutzung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

9. Optionale KI-Unterstützung

RailChange kann auf ausdrückliche Benutzeraktion einzelne ausgewählte Texteingaben oder Textabschnitte KI-gestützt bearbeiten. Die Nutzung ist optional und hängt von der Konfiguration ab.

OpenAI API: Bei entsprechender Einrichtung können ausgewählte Texteingaben, die auch personenbezogene Daten enthalten können, an einen KI-Dienst von OpenAI übertragen werden. Die konkrete Rechtsgrundlage hängt vom jeweiligen Nutzungskontext ab. Vor produktiver Nutzung sind Vertragspartner, Datenverarbeitungsbedingungen und mögliche Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO zu prüfen und zu dokumentieren.

Lokale KI: Alternativ kann eine lokal betriebene Lösung, etwa Ollama, eingesetzt werden. Bei vollständig lokaler Verarbeitung ist keine Übermittlung an einen externen KI-Anbieter erforderlich. Dies hängt von der tatsächlichen Konfiguration ab.

Bei Kundeninstallationen bestimmt der jeweilige Verantwortliche die zulässige Nutzung der KI-Funktionen und deren datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen.

10. Empfänger

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Abhängig von der Konfiguration können Hosting- und IT-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, optionale KI-Anbieter und berechtigte Benutzer Empfänger sein. Eine Weitergabe zu Werbezwecken ist nicht vorgesehen.

11. Betrieb auf Kundensystemen

RailChange kann auf der Infrastruktur eines Kunden installiert werden. Soweit der Kunde über Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung entscheidet, ist er für die Daten seiner Instanz grundsätzlich Verantwortlicher. Ing4Rail ist durch die bloße Softwarebereitstellung nicht automatisch für diese Daten verantwortlich. Werden Hosting, Wartung oder Support mit Zugriff auf personenbezogene Daten im Auftrag erbracht, werden die Rollen gesondert bewertet und erforderlichenfalls Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese Erklärung betrifft die von Ing4Rail verantworteten Vorgänge auf railchange.de und der eigenen Testinstanz; für eigenständig betriebene Kundeninstanzen gelten die Informationen des jeweiligen Verantwortlichen.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Benutzerkonten und zugehörige Daten werden nach Wegfall des Zwecks gelöscht, soweit keine berechtigten Gründe entgegenstehen. Für Änderungsanträge, Dokumente, Freigaben und Audit-Protokolle können aufgrund ihres Dokumentationszwecks längere Fristen gelten. Für produktive Kundeninstanzen bestimmt grundsätzlich der jeweilige Verantwortliche die Aufbewahrungs- und Löschfristen.

13. Rechte betroffener Personen

Soweit Ing4Rail Verantwortlicher ist, bestehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Unterrichtung (Art. 19), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77). Zur Ausübung der Rechte können Sie sich an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten wenden.

14. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen. Die Verarbeitung wird dann beendet, soweit keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Erfordernisse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

15. Automatisierte Entscheidungen

KI-Funktionen von RailChange dienen nach der vorgesehenen Funktionsweise der Unterstützung menschlicher Bearbeiter. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO sind nicht vorgesehen.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen gesetzlicher Anforderungen, eingesetzter Dienstleister oder tatsächlicher Verarbeitungsvorgänge angepasst werden. Es gilt die jeweils auf railchange.de veröffentlichte Fassung.